智能办公不再只是一个简单的概念，与其相关——智能、高效、便捷、快速、准确、安全，这些名词已经被越来越多的企业认可。

高效整合 智能管理

       一般企业员工至少需要将三分之一的时间花费在与办公设备的交互中。在很多行业，企业通过延长工作时间、增加人力投入来提升效率，但由于办公设备的原因，却没有让效率得到有效的提升。

       以法律文件电子存档为例，使用传统的办公方式，工作人员需要对文件进行扫描，之后传到电脑上进行编辑，最后发送到文件服务器进行保存。所有的操作、修改工作都体现在PC端。工作人员需要奔走在多种不同设备之间，工作效率大打折扣。

       高效率、低成本已经成为企业追求的目标。对于企业管理者来说，提高工作效率、减少投入成本是提高企业盈利能力的关键。

       事实上，企业内部所有工作都是在做同一件事，信息的采集、加工、存储和输出的工作循环。传统的办公设备，只能完成“内容采集”和“内容交付”这两个环节的工作。对于实际应用中产生的更多需求，传统的一体机已经无法满足。

       弓箭玻璃器皿（南京）有限公司IT部门信息系统经理Jerry表示，作为中国玻璃器皿零售市场的供应商。公司除了日常办公文印外，采购、供应链环节配送管理、检运管理、公司财务管理、物流管理等工作，都会产生大量的打印、扫描、传输需求，这让公司的文印系统总是处于超负荷工作状态。不但无法很好地完成打印、扫描等任务，还在很大程度上降低了工作效率。而在选用惠普FLOW MFP数码多功能一体机后，工作效率得到了明显的提升。该款产品除了具备传统一体机的功能外，还可以通过流程化文档管理方案，帮助企业更好地完成文档流转、索引和存储的工作，不再需要PC端的参与。同时惠普Flow MFP流程文档管理方案还具有“内容保留”功能。可以通过其内置的字符识别系统，配合公司文档管理系统，对文档进行有序索引分类，形成更便于查阅的留存模式。

>>高效、智能的文印产品，已经成为智能办公不可或缺的一部分。

安全文印 精算成本

       “集中文印”在提高打印效率，降低打印成本的同时，无法在打印安全性能方面给予保护。如何实现文档的安全性，降低敏感数据的安全风险，是很多企业头疼的问题。

       Jerry介绍，出于安全考虑，公司的每个办公室都配有一台打印机、一台传真机和一台复印机，无法体验“集中式文印”所带来的好处。

       惠普Flow MEP数码多功能一体机，针对企业的安全需求，支持多种安全功能，工作人员可以用自己设定的打印密码，在Flow MFP设备上实现安全打印、扫描、传输等工作。同时，Flow MEP还支持LDAP嵌入式用户身份验证功能，可通过硬件集成接口，搭载其他安全解决方案。例如员工只有下载专用的APP，对一体机上的QR码进行扫描，才能打印个人权限下的文档，从而避免机密文件外借、跨部门、跨级别的内部泄密问题。

       对文印设备的高度依赖，会直接影响到整个办公系统的成本支出。弓箭玻璃器皿（南京）有限公司曾配备过六十多台打印设备，供不同部门使用。从人力管理成本到维修费用，都是一笔不小的开支。

       引入惠普Flow MEP设备后，企业在办公设备的运维及耗材方面的开支，均有大幅缩减。惠普Flow MEP设备具备自动监控报警系统，可以自动发现问题，并提醒解决，节省了人力检修维护费用。“集中文印”使得很多文件实现了从扫描到上传的直接操作，避免不了必要的复印与输出，从而减少了耗材浪费。

       惠普Flow MEP的另一大优点，便是具有软件升级功能，又称之为“聪明固件”。公司可以通过对聪明固件的同步升级，让旧设备及时拥有新功能，延长了公司整体文印系统的生命周期。Flow MEP在提高了办公效率的同时，也节省了更多人力资源，从真正意义上实现了智能、高效、安全、准确的智能办公。